채용 과정이 마무리 되면 새로운 팀원이 잘 적응하고 일을 시작할 수 있도록 하는 중요한 과정이 시작됩니다. 채용 과정에는 많은 시간과 비용이 드는만큼 입사를 확정한 직원이 이탈하지 않고 회사의 문화와 업무에 잘 적응하는 것은 기업의
생산성과도 직접적인 연관이 있습니다.
온보딩(Onboarding)은 영어로 ‘배에 타다’는 의미를 가지고 있는데, 조직이라는 배에 처음으로 탑승하는 직원이 이미 배에 타고 있던 선원들과 어우러져 자기 역할을 하는 능숙한 선원이 될 수 있도록 돕는 전 과정을 의미합니다. 신규 직원이 조직에 수월하게 적 응할 수 있도록 업무에 필요한 지식이나 기술 등을 안내하고 교육하는 과정(오리엔테이 션 및 트레이닝 과정)이 이에 포함됩니다.
또한 온보딩은 신입 직원이 조직에 대해 받는 첫인상이기도 합니다. 새로운 팀원이 조직 을 잘 이해하고 자신에게 어떤
역할을 기대하는지 파악하고, 팀 동료들과 초기 관계를 잘 맺는 시간이 중요한 이유입니다.
온보딩이 잘 되는 회사는 신규 채용으로 인한 생산성이 54% 더 높아지고, 신규 직원이 이탈하지 않을 확률도 50% 더 높아진다는 연구 결과가 있습니다. 그 외 온보딩의 장점은
▲명확한 기대치 설정, ▲신입 직원의 불안감 감소, ▲ 생산성을 빠르게 향상, ▲더 나은 팀워크 유지 등이 있습니다.
온보딩에서 중요한 3가지 영역
온보딩의 중요성을 아는 기업들은 새로운 팀원의 입사 첫 해를 온보딩으로 보고 조직적, 업무적, 관계적 측면으로 나누어 적응할 수 있도록 초점을 맞추며, 직원들이 계속 성장할 수 있도록 지원합니다.
[ 조직적 측면에서의 온보딩 ] 온보딩 과정에서 가장 첫 번째 단계는 회사의 주요 프로세스, 규정과 함께 업무에 필요한 프로그램 활용법 등의 기본적인 정보를 알려주는 것입니다. 필요한 정보를 찾는 방법, 각 업무별 담당자를 비롯해 회사에서 사용하는 여러 용어를 알려주는 것도 중요합니다. 이 때 핸드북 및 용어집이 있다면 큰 도움이 됩니다.
이런 질문에 대한 답변을 찾는 과정이라고 생각할 수 있습니다.
• 00 혜택을 신청하려면 어떻게 하나요? • 어떤 소프트웨어/툴을 사용하나요? • 00에 대한 정보 혹은 답을 찾으려면 어떻게 해야하나요? • 00에 대해 누구에게 도움을 요청할 수 있나요?
입사 첫 해는 조직의 가치와 규범에 적응할 수 있도록 적극적이고 의도적으로 지원해야 합니다.
채용 관리자는 3, 6, 9개월 간격으로 성과 측정 및 보상 방법, 성장 기회를 만들 어 낼 수 있는 방법 등에 대한 대화를 진행하는 것이 필요합니다.
[ 업무적 측면에서의 온보딩 ] 막 입사한 직원에게 자율적으로 의사 결정할 수 있는 범위와 권한, 업무 목표를 명확하게 알려주면 업무를 진행하는 데 현실적인 도움이 됩니다. 초기에는 매주 코칭 세션을 만들 어 빠르게 업무에 적응할 수 있도록 도와줍니다.
3개월, 6개월, 9개월 단위로 완료할 수 있는 목표 업무를 잡고 각 목표가 순조롭게 진행이 된다면 각 업무와 관련된 책임의 정도를 점차적으로 높일 수 있습니다.
[ 관계적 측면에서의 온보딩 ] 고립감을 느끼는 신입 직원은 직장을 빨리 그만 둘 가능성이 높아집니다. 조직에 합류한 직원이 외로움을 느끼지 않도록 직속 상사와 부하, 동료, 내외부 고객 등 업무와 직접적 으로 관련이 있는 사람들과의 일대일 커뮤니케이션 일정을 잡아두는 것이 필요합니다.
특히 비공식적 커뮤니케이션을 통해 동료애와 신뢰, 친목을 구축하여 공동체 의식을 키울 수 있습니다.
단순히 업무에 적응하는 것뿐만 아니라 조직적, 관계적으로도 잘 적응하고 있는지 초기 에는 정기적으로 확인해야 합니다. 정기적인 온보딩 확인을 위해 공식 및 비공식적 대화 방식을 혼합할 수 있습니다.
그리고 온보딩은 인사 담당자만의 책임은 아닙니다. 멘토 또는 온보딩 버디(온보딩을 돕는 동료)를 지정하는 것을 고려할 수 있습니다.
[ 자기 소개하도록 안내하기 ] 새로운 팀원에게 슬랙(Slack)과 같은 사내에서 이용하는 메신저에 자기 소개를 할 수 있도록 합니다. 프로필에 사진을 포함한다면 더욱 좋습니다.
[ 다른 직원들과 만나기 ] 처음 입사한 직원이라면 얼굴을 한 번도 보지 않은 직원들에게 먼저 말을 걸기 어려울 수 있습니다. 다른 직원들과 만나고 이 야기를 나눌 수 있는 시간을 마련합니다.
그리고 만약 여러 명의 신규 입사자가 있다면 다른 부서라고 할지라도 온보딩 과정을 일부 함께 하고 친밀감을 형성하기 위해 그룹 통화 및 그룹 채팅 채널을 만드는 것이 도움 이 됩니다.
[ 정보를 찾고 활용하는 법을 알려주고 접근 권한 부여하기 ] 새로운 조직에 들어가서 적응하는 데는 많은 정보를 받고 이해하는 데서 시작합니다. 회사 핸드북 혹은 업무에 필요한 정보를 찾을 수 있는 곳을 알려주고 적극적으로 찾을 수 있도록 격려합니다. 이 때 중요한 문서를 볼 수 있도록 접근 권한을 허용합니다.
[ 정기적으로 확인하기 ] 인사 담당자 및 온보딩 버디가 정기적으로 화상 및 채팅을 통해 온보딩 과정이 잘 진행되고 있는지 확인하여 소외감을 느끼지 않도록 합니다.
온보딩 버디(Onboarding Buddy) 지정하기 온보딩 버디는 새롭게 합류한 직원이 회사의 문화 및 업무에 잘 적응할 수 있도록 도와주 는 직원을 의미합니다. 특히 원격근무 기업에서는 사무실 근무 환경과 비교하여 신규 입사자가 적응하는 데 더 많은 시간과 노력이 필요할 수 있으므로 온보딩을 돕는 지정된 직원을 지정하면 적응에 큰 도움이 됩니다.
[ 온보딩 버디로 적합한 직원은 누구일까? ] 온보딩 버디는 인사 담당자와는 다른 역할을 하기 때문에 몇 가지 고려할 것들이 있습니 다. 회사에 근무한 기간이 너무 짧지 않아 회사의 전반적인 상황에 대해 충분히 이해하고 있고, 같은 부서 혹은 팀이 진행하고 있는 업무에 대해서 잘 알고 있는 직원이 좋습니다
. • 이상적인 온보딩 버디의 조건
- 회사에서 3개월 이상 근무한 사람 - 입사 직원과 같은 팀 혹은 부서에서 일하고 있어서 담당할 업무를 이해하는 사람 - 입사 직원이 사용할 소프트웨어나 툴에 대해서 어느 정도 이해하는 사람 - 업무 시간대가 비슷한 사람 - 입사 직원이 업무를 시작하는 첫 2주 동안 도움을 줄 수 있는 사람
[ 온보딩 버디가 하는 일 ]
온보딩 버디는 새로운 팀원이 합류하여 긍정적인 경험을 할 수 있도록 돕는 역할을 합니다.
• 팀원과의 미팅 일정 잡기 사무실 근무 환경이라면 새로 입사한 직원이 다같이 출근한 시간에 사무실로 들어와 사람들과 인사하는 것이 가능합니다.
• 온보딩 과정 정기적으로 확인하고 도움 주기 막 입사를 한 모든 직원은 경력에 상관 없이 회사의 시스템과 업무에 적응하느라 바쁜 것 이 당연합니다. 그리고 신규 직원이 겪는 가장 큰 문제 중 하나는 초보적이라고 생각될 수 있는 질문에 대해 누구에게 도움을 요청해야할 지 모른다는 것입니다.
온보딩 버디는 해당 직원이 어려움을 겪고 있는지 정기적으로 확인하고 필요하다면 도움을 줍니다.
필요로 하는 정보가 있다면 어디서 찾을 수 있는지도 알려줍니다.
• 장기 멘토링 고려하기
새로운 구성원이 익숙해지기까지는 오랜 시간이 걸릴 수도 있습니다. 이 과정에서 멘토가 있다면 큰 도움이 됩니다.
매주 또는 격주로 1시간 멘토링 세션을 마련하는 것을 고려 할 수 있습니다.
온보딩 프로세스는 다음과 같이 잡을 수 있습니다.
| 일수 | 내용 |
| 1일차 | 계정 만들기 및 서류 작업 |
| 2일차 | 원격 업무 및 가치와 관련한 교육 |
| 3일차 | 보안 및 규정 준수 교육 |
| 4일차 | 사내 복지 및 혜택 교육 |
| 5일차 | 업무와 관련한 소프트웨어 및 프로그램 사용하기 |
| 2~4주차 | 업무 파악 및 탐색 |
| 3주차 | 업무와 관련한 구체적인 작업 수행하기 |